- Comment faire une facture (vidéo)
- Comment faire une facture avec des remises
- Comment faire la copie d'une facture
- Comment faire une facture sans TVA
- Comment créer des factures en anglais, en français et en d'autres langues
- Comment créer une facture proforma
- Comment créer un devis
- Comment modifier les paramètres
- Comment personnaliser un modèle de facture
- Comment créer des factures récurrentes
1. Comment faire une facture
1.1 Allez dans «Mes factures» et choisissez «AJOUTER», vous devrez remplir le formulaire suivant:
1.2 (Numéro de facture): Ce champ génère le numéro de facture automatiquement, sauf si vous souhaitez en définir un vous-même.
1.3 (Date de facture): Date à laquelle vous souhaitez produire la facture. Cette date est générée automatiquement, sauf si vous souhaitez définir une date personnalisée.
1.4 (Date d'échéance): Date à laquelle vous souhaitez recevoir le paiement. Cette date est générée automatiquement, sauf si vous souhaitez définir une date personnalisée.
1.5 (Type): Quel est le type de votre facture ?
1.6 (Frais de retard): Si vous comptez faire payer des pénalités aux clients en cas de retard de paiement, vous pouvez spécifier le pourcentage de pénalité par rapport à la somme totale.
1.7 (Numéro de référence): Le numéro de référence est un nombre unique sur une commande utilisé pour désigner et retrouver rapidement cette commande.
1.8 (Notes sur la facture): Si vous avez des instructions ou des informations que vous souhaitez mentionner dans votre facture, remplissez ce champ et elles apparaîtront en-dessous.
1.9 (Texte de l'e-mail): Notre système de facturation vous permet d'envoyer vos factures directement depuis notre site web. Remplissez ce champ si vous souhaitez entrer du texte dans le corps de votre e-mail.
Vous devez entrer les données du client manuellement si la liste est vide.
1.10.1 (Nom de l'entreprise du client): Vous pouvez entrer le nom de votre client ici.
1.10.2 (SIRET du client): Le numéro SIRET (Système d'identification du répertoire des établissements)
1.10.3 (Numéro de TVA): Champ optionnel pour le numéro d'enregistrement de taxes/TVA qui apparaîtra sur vos factures.
1.10.4 (Adresse de l'entreprise du client): L'adresse que vous souhaitez mentionner dans la facture.
1.10.5 (Code postal de l'entreprise du client): Le code postal (également appelé "code ZIP" dans certains pays) est une série de lettres et/ou de chiffres.
1.10.6 (E-mail du client): L'adresse e-mail du client à laquelle l'e-mail sera envoyé.
C'est le moment d'ajouter des produits, les quantités et les prix après avoir entré les informations relatives au client. Entrez les informations relatives aux produits et appuyez sur le bouton 'Ajouter'. Vous pouvez ajouter plusieurs produits.
1.11.1 (Liste des biens): Cette section affiche les produits que vous avez sélectionnés dans la liste des biens pré-entrés.
1.11.2 (Ajouter des biens): Ici, vous pouvez modifier le nom du produit et son prix. Il est également possible d'ajouter la quantité, qui sera ensuite résumée dans votre facture.
1.11.3 (Ma liste de biens): Liste de tous les biens. Cliquez sur tout élément que vous souhaitez ajouter à votre facture.
1.12 Appuyez sur le bouton "Enregistrer" une fois les produits ajoutés et votre facture sera prête. Vous pouvez la télécharger et l'envoyer à vos clients aux formats PDF/XLS/Word/HTML, la modifier ou la supprimer.
Exemple de facture PDF:
2. Comment faire une facture avec des remises
2.1 Des remises sur tous les produits et services mentionnés dans la facture peuvent être ajoutées comme un produit normal, la seule différence est que le prix aura une valeur négative. Par exemple, «Désignation»: "Réduction générale", «Prix»: "-100".
2.2 Une réduction sur un produit ou un service en particulier ne sera appliquée qu'en remplissant le champ de remise avec la valeur associée. De même, il y a une option à choisir pour avoir une remise directe ou équivalant à un pourcentage du prix.
2.3 Il est possible de combiner une remise générale et une remise spécifique:
Un exemple de facture avec remise:
3. Comment faire la copie d'une facture
Certaines factures ont des contenus similaires. Dans ce cas, il est plus pratique de faire une copie de la facture et de modifier les quantités ou les produits. Allez dans la section "Factures", choisissez une facture et cliquez sur l'icône "Copier". Une nouvelle copie de la facture apparaîtra tout en haut de la liste.
Vous pouvez modifier une facture en cliquant sur l'icône "Modifier".
4. Comment faire une facture sans TVA
Pour faire des devis sans TVA, vous devez définir la valeur de la TVA à "0" dans les paramètres.
5. Comment créer des factures en anglais, en français et en d'autres langues
Notre logiciel prend en charge un grand nombre de pays et de langues. Vous pouvez faire des devis dans une langue en particulier, selon les spécificités du pays si vous créez un compte dans une langue spécifique.
6. Comment créer une facture proforma
Pour créer une facture proforma, vous devez aller dans "Type" - "Facture proforma". Vous pouvez le faire lors du processus de création de la facture.
7. Comment créer un devis
En faisant une nouvelle facture ou en modifiant une facture existante, le type de facture doit être "Devis".
8. Comment modifier les paramètres
Cliquez sur "Paramètres" dans le menu de gauche. Il y a 6 sections: Profil, Informations sur mon entreprise, Informations sur le paiement, Paramètres d’e-mail, Paramètres de facturation, Modèles.8.1 Profil:
Les paramètres de Profil utilisateur permettent de consulter les données fournies à l'inscription, que vous pouvez modifier à tout moment. L'adresse e-mail sera utilisée pour les notifications ainsi que pour la production de factures.
8.2 Informations sur mon entreprise:
- (Nom d'entreprise): Le nom d'entreprise que vous souhaitez voir apparaître sur vos factures. Exemple: Ma SARL.
- (Téléphone): Entrez votre numéro de téléphone et l'indicatif. Exemple: +1(877) 888 1234.
- (Adresse): L'adresse que vous souhaitez voir apparaître sur la facture.
- (Code postal): Le code postal (également appelé "code ZIP" dans certains pays) est une série de lettres et/ou de chiffres.
- (SIRET): Le numéro SIRET (Système d'identification du répertoire des établissements)
8.3 Informations sur le paiement:
- (Nom de banque): Le nom de votre banque, information requise pour recevoir les virements. Exemple: City Bank.
- (Compte bancaire (IBAN)): Vous pouvez choisir d'entrer votre numéro de compte ou un compte IBAN (pays européens), c'est une information requise pour recevoir des virements bancaires.
- (BIC): Ce champ et requis pour le code SWIFT ou BIC.
- (Adresse de banque): L'adresse de votre banque doit être fournie pour recevoir les virements bancaires. Elle apparaîtra sur vos factures.
- (Méthode de paiement alternative): Si vous souhaitez entrer une seconde méthode de paiement ou méthode alternative dans votre facture, remplissez ce champ. Exemple: Paypal.
- (Compte alternatif): L'identifiant de votre option de paiement secondaire. Exemple: my@paypal.com
- (Méthode de paiement alternative 2): Si vous souhaitez entrer une seconde méthode de paiement ou méthode alternative dans votre facture, remplissez ce champ. Exemple: Payoneer.
- (Compte alternatif 2): L'identifiant de votre option de paiement alternative. Exemple: my@payoneer.com
- (IBAN 2): Remplissez ce champ si vous avez besoin d'un IBAN (International Bank Account Number) sur vos factures.
- (Numéro de TVA): Champ optionnel pour le numéro d'enregistrement de taxes/TVA qui apparaîtra sur vos factures.
- (TVA (%)): Définissez le montant de votre TVA/taxe dans ce champ
- (Les prix incluent la TVA): Cette option vous permet d'ajouter la TVA et les taxes aux prix, ou l'ajoute directement.
- (Devise): Sélectionnez la devise dans laquelle vous comptez facturer vos clients.
- (Format de date): Le format de date utilisé dans votre pays. Mois/jour/année (12/24/2016) est celui utilisé aux États-Unis et jour.mois.année (24.12.2016) est celui utilisé dans la plupart des pays Européens.
8.4 Paramètres d’e-mail
- (Texte du corps de l'e-mail): Notre système de facturation vous permet d'envoyer vos factures directement depuis notre site web. Remplissez ce champ si vous souhaitez entrer du texte dans le corps de votre e-mail.
- (Signature dans l'e-mail): Notre système de facturation vous permet d'envoyer vos factures directement depuis notre site web. Remplissez ce champ si vous souhaitez entrer des coordonnées alternatives, des libellés de postes et des noms d'entreprise dans votre signature d'e-mail.
8.5 Paramètres de facturation
(Date limite de paiement de la facture (en jours)): Le délai de paiement préféré (date d'échéance) est la date actuelle + ce nombre de jours que vous entrez.
(Pénalité de retard): Si vous comptez faire payer des pénalités aux clients en cas de retard de paiement, vous pouvez spécifier le pourcentage de pénalité par rapport à la somme totale.
(Unité de mesure): Vous pouvez préciser un nom d'unité de mesure dans ce champ. Il sera affiché dans le champ "quantité" de vos factures. Par exemple, des unités, des litres, des articles, etc.
(Séparateur décimal): Vous pouvez choisir comment séparer les chiffres dans la somme.
(Logo(.jpg, .png, .gif)): Cliquez sur le bouton "Choisir un fichier" pour naviguer et uploader le logo de votre entreprise au format de fichier .jpg .png .gif, qui apparaîtra sur vos factures. Assurez-vous que l'extension du fichier est en minuscules.
8.6 Modèles
Vous pouvez choisir le modèle de votre choix pour vos factures. Il y a 4 formats généraux disponibles: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). Il est possible également d'apporter des modifications ou d'uploader vos propres modèles et des les utiliser.
9. Comment personnaliser un modèle de facture
Pour personnaliser votre modèle de facture XLS/Word/PDF/HTML, vous devez télécharger l'un des modèle XLS/Word/PDF/HTML disponibles dans la liste ci-dessous. Il y a deux blocs commençant par le symbole "${" et se terminant par le symbole "}". N'effacez pas ces blocs, autrement les informations ne seront pas visibles sur les factures. Vous pouvez déplacer les blocs pour ajouter des informations sur vos factures. Si vous avez besoin de plus d'explications, veuillez contacter notre support et nous serons ravis de vous assister.9.1. Ajoutez des paramètres personnalisés.
Après avoir ajouté de nouveaux champs, vous pouvez ajouter de nouveaux paramètres au modèle de facture (à l'exception du module de produits). Vous devez écrire dans le modèle de facture, là où vous souhaitez ajouter le nouveau paramètre, le texte suivant: ${nom du paramètre}. Par exemple, ${test}, "test" étant le nom du paramètre.
NB: Il est obligatoire d'utiliser un clavier Anglais pour écrire les symboles ${}, vous pouvez également les copier sur le modèle.
9.2. PDF/HTML:
1. Cliquez sur l'un des modèles pour le choisir. Après avoir cliqué, le code apparaîtra dans la 2e section. Modifiez-le, puis cliquez sur le bouton "enregistrer".
2. Modifiez le template à votre guise et cliquez sur le bouton "Enregistrer". Votre modèle PDF actuel:
9.3. XLS/Word:
1. Choisissez et téléchargez un des modèles.
3. Modifiez le modèle téléchargé à votre guise, puis uploadez-le ici avec l'extension .xls/.dotx
10. Comment créer des factures récurrentes
Avec les factures récurrentes, vous pouvez facturer vos clients récurrents automatiquement. Les factures créées automatiquement apparaîtront dans la liste de vos factures normales.
Dans les paramètres de facturation, vous pouvez définir 2 paramètres pour les factures récurrentes:
- Suffixe des numéros de factures récurrentes: Par exemple, si vous entrez « - A », les numéros des factures récurrentes seront « 1 - A », « 2 - A », etc.
- Prochain numéro de facture récurrente: Le prochain numéro de facture récurrente aura cette valeur + le préfixe
Pour faire une nouvelle facture récurrente, allez dans « Factures récurrentes » et choisissez « Nouvelle facture ». Vous devrez ensuite remplir le formulaire suivant:
Tous les champs seront les mêmes que ceux apparaissant pour une facture normale, mais il y a quelques exceptions:
- Il n’y a pas de numéro de facture, de date d’émission et de date limite de paiement car ces informations seront définies automatiquement à l’avenir.
- Périodicité: A quelle fréquence devez-vous créer et envoyer vos factures récurrentes ?
- Première facture: La date à laquelle votre première facture sera automatiquement créée et envoyée à votre client. Les futures factures seront émises le même jour du mois.
- Dernière facture: La date à laquelle votre dernière facture sera créée et envoyée au client. Vous pouvez laisser ce champ vide.
Quand les factures récurrentes sont prêtes, vos factures sont créées automatiquement dans votre compte et envoyées à vos clients. Les factures seront émises le même jour du mois que votre « première facture ».