QU'EST-CE QU'UN NUMERO DE FACTURE
Un numéro de facture est un code séquentiel spécial alloué aux factures. Assigner des numéros de facture est l'un des éléments les plus importants de la facturation, car le numéro de facture permet une documentation appropriée à des fins de comptabilité, d'audit et de fiscalité.
Les factures ont aussi l'avantage de faciliter le suivi des paiements et peuvent servir d'identifiant lors des conversations avec un client.
Gardez à l'esprit que sans numéro de facture, une facture n'est pas considérée comme un document juridiquement contraignant.
Comment assigner des numéros de facture
Avant de passer aux différentes méthodes d'allocation de numéro de facture, voici quelques points importants à noter :- Les numéros de facture doivent être assignés de façon séquentielle. Chaque numéro doit être alloué selon une succession. Cela veut tout simplement dire que le numéro de la facture augmente.
- Le numéro de facture ne doit jamais être en doublon
- Créez votre numéro de facture au format le plus adapté à votre entreprise tant que chaque numéro de facture est unique et séquentiel.
Système simple
Il s'agit d'assigner à chaque facture des numéros basiques : 1, 2, 3, etc. Vous pouvez également utiliser 01, 02, 03 ou 001, 002, 003. Ce système de facturation est aussi simple qu'il le parait et il est conseillé aux propriétaires d'entreprises ayant une petite base de données de clients.Système de facturation à zéros non-significatifs
Ce système de facturation utilise des chiffres commençant par plusieurs zéros comme 00000000001, 000000000015, 000000000023, etc. C'est très intéressant d'utiliser ce système avec des zéros non-significatifs si vos pratiques de comptabilité sont standardisées.Système basé sur l'année
Dans ce système, le numéro de facture est assigné avec pour préfixe l'année de délivrance. Par exemple, 2020-1, 2020-2, 2020-3, etc. Quand une nouvelle année commence, le préfixe de l'année change et on aura 021-1, 2021-2, 2021-3, etc. Ce système vous permet de voir immédiatement en quelle année la facture a été émise. Il vous permet de garder vos données organisées tout en ayant des numéros en séquence.Système basé sur l'année et le mois
Il est similaire au système basé sur l'année mis à part le fait que dans ce cas, le mois est également ajouté comme préfixe. Voici ce à quoi votre séquence de facture ressemblerait en prenant Janvier pour exemple : 2020-01-1, 2020-01-2, 2020-01-3. Pour Février : 2020-02-1, 2020-02-2, 2020-02-3. Pour Décembre : 2020-12-1, 2020-12-2, 2020-12-3. Ce système propose le même avantage que celui basé sur l'année en termes d'organisation. Il pourrait même avoir un atout en plus car en plus de l'année, il indique le mois également. Il est aussi préférable de l'utiliser dans les situations où le nombre de factures est important.Les trois systèmes mentionnés ci-dessus sont les systèmes standards de numérotation de facture que tout propriétaire d'entreprise peut utiliser pour ses documents de facturation.
Cependant, il existe d'autres méthodes pouvant être appliquées :
Numéros de facture et factures récurrentes
En cas de paiements récurrents et de factures fréquentes, il est conseillé d'utiliser un différent format de numérotation avec un suffixe. Le numéro de facture assigné pourrait être de la forme "2020-1-M", avec "-M" comme suffixe. Numéroter ainsi les factures récurrentes permet de faciliter le processus de gestion et d'avoir un suivi de ces factures.Préfixe et suffixe de numéro de facture
Les numéros de facture peuvent avoir des préfixes et des suffixes. Dans ce cas, quand vous produisez une nouvelle facture, vous ne devez incrémenter que la partie principale. Par exemple : AA-21-MTX, AA-22-MTX, etc. avec "AA-" comme préfixe, "21" comme partie principale et "MTX" comme suffixe.Numéros de facture avec le logiciel de facturation INV24
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