Factures
- Qu'est-ce qu'une facture?
- Un exemple de facture avec des champs obligatoires et des champs facultatifs
- Types de factures
- Outils de facturation
Qu'est-ce qu'une facture?
Une facture est un document officiel qu'une entreprise envoie à son client quand elle lui vend des produits ou services. Elle indique exactement ce qui est vendu et à quel prix. La facture est souvent utilisée comme demande de paiement et inclue les informations de paiement. Une bonne facture doit être précise et sans ajouts inutiles.
Un exemple de facture avec des champs obligatoires et des champs facultatifs:
Voici les exigences à suivre pour une facture standard et correctement formatée:
L'ENTÊTE – “FACTURE”
L'entête doit clairement indiquer qu'il s'agit d'une facture car cela permet au client de savoir facilement ce qu'il a reçu et comment s'en occuper.
LES DÉTAILS DE LA FACTURE
Il s'agit des détails/sections qu'une facture en bonne et due forme doit avoir:
- Le numéro de facture: Ceci permet le suivi de la facture et de bien conserver l'historique des finances.
- La date de facturation: C'est la date à laquelle la facture a été créée et envoyée.
- La description des produits ou services fournis: La description doit être explicite et clairement rédigée. Elle doit être également aussi brève que possible. Il est inutile d'avoir de longs détails sur le service ou le produit.
- Les détails des quantités des produits: Indiquez la quantité de tous les produits fournis.
- Les prix unitaires: Indiquez clairement les quantités. Pour minimiser le risque d'avoir des différences liées aux arrondis, il est recommandé d'arrondir les prix à deux chiffres décimaux à des fins de comptabilité.
- Le détail de toutes les remises appliquées: Indiquez précisément la remise appliquée et les produits ou services concernés.
- Le sous-total: Il s'agit du montant total de tous les biens ou services proposés, sans la TVA. C'est aussi le montant sur lequel appliquer la TVA.
- Le(s) taux de TVA appliqué(s): La TVA varie d'un produit à l'autre. Veillez à appliquer la bonne TVA.
- Le montant total de TVA facturé: Calculez le montant total de la TVA et précisez-le clairement.
- Le montant total de la facture: Il s'agit de la somme totale de tous les produits ou services proposés + la TVA. C'est le montant final que le client paiera. Assurez-vous que c'est le bon montant pour éviter tout retard de paiement.
- Le nom de l'entreprise: Vous devez fournir le nom déclaré de votre entreprise.
- L'adresse de l'entreprise: Il s'agit de l'adresse officielle de votre entreprise.
- SIRET: Le Système d’identification du répertoire des établissement
- Le numéro de TVA de l'entreprise: Ceci est nécessaire à des fins fiscales. Il peut être omis si votre entreprise n'est pas redevable de la TVA.
- Le nom de l'entreprise du client: Il s'agit du nom déclaré de l'entreprise de votre client.
- L'adresse de l'entreprise du client: Il s'agit de l'adresse déclarée de l'entreprise.
- SIRET du client
- Le numéro de TVA du client: À des fins de taxation, le numéro de TVA de votre client doit figurer sur la facture. Il peut être omis si l'entreprise n'est pas redevable de la TVA.
- La devise: C'est un ajout nécessaire sur la facture pour prévenir toute confusion financière.
CHAMPS OPTIONNELS
Ces sections ou détails peuvent être ajoutés ou ignorés selon vos préférences:
- La date limite de paiement: Il s'agit de la date où le paiement total est dû.
- Les pénalités de retard: Ce sont des frais supplémentaires pour les situations où le client ne paye à la date indiquée.
- Les détails de paiement: Il s'agit des coordonnées bancaires de votre entreprise ou de toute autre option de paiement que vous préférez. Par exemple, le nom de la banque, l'IBAN, le SWIFT/BIC ou PayPal ou le paiement cash.
- L'adresse email: Il s'agit de l'adresse email officielle de votre entreprise.
- Le numéro de téléphone: Cela doit être le numéro de téléphone officiel de votre entreprise.
- Le numéro de référence de paiement: Utile pour le suivi du paiement.
- Le numéro de client: Les numéros assignés pour suivre les activités commerciales de vos clients.
Types de factures:
- Facture avec TVA: facture standard émise par une entreprise redevable de la TVA
- Facture pour entreprise non-redevable de la TVA: Facture standard émises par une entreprise non-redevable de la TVA
- Facture proforma: simple demande de paiement
- Note de crédit: rembourser un client
- Facture récurrente: Facturer automatiquement un client abonné
Outils de facturation:
Astuces de facturation supplémentaires:
En envoyant au client l'email de notification de facturation, il est conseillé d'ajouter "merci" à la fin. Ceci est un signe de politesse et de convivialité professionnelle. C'est bien connu que dire merci peut changer beaucoup de choses, donc prendre l'habitude d'ajouter ceci à vos factures impactera forcément la croissance de votre entreprise.
Assurez-vous que chaque détail au sein de la facture est correct afin de prévenir les réclamations de vos clients et des prises de tête inutiles. Une mauvaise description de vos produits ou services peut entraîner un retard de paiement, une dégradation des relations avec les clients et avoir un impact négatif sur votre entreprise de façon générale.